eBilling – von der Wirtschaft (zu Recht?) verschmähtes Sparpotenzial

Während mehr und mehr Prozesse in Wirtschaft und Verwaltung auf Basis von digitalen Dokumenten abgebildet werden, gelangen Rechnungen meist noch auf traditionelle Weise vom Ersteller zum Empfänger. Dabei steht mit eBilling ein Instrument zur Verfügung, das die Prozesskosten für den Rechnungsaustausch mit gewerblichen Geschäftspartnern (B2B) erheblich senken kann. Das Potenzial ist riesig. Bei jährlich ca. drei Milliarden Rech- nungen und möglichen Einsparungen zwischen je € 1.- und 10,- addieren sich Beträge, die gut zum Konjukturprogramm der Bundesregierung passen. Entgegen landläufiger Meinung können auch kleinere Unternehmen von eBilling profitieren. Trotzdem werden heute immer noch mehr als 90 % aller B2B-Rechnungen auf Papier gedruckt und versandt. Die Gründe für die Abstinenz liegen nur vermeintlich im System. Es hapert an der Umsetzung!
Am Gesetzgeber liegt es nicht
Vielfach werden gesetzliche Auflagen als Hindernisse ins Feld geführt, obwohl oder weil(?) kaum jemand die Bestimmungen exakt kennt. Zu Unrecht. Die für eBilling geltenden steuerlichen Regeln scheinen zwar kompliziert, sind aber problemlos einzuhalten. Da sie auch von der Finanzverwaltung sehr pragmatisch angewandt werden, braucht niemand auf die von der EU für das Jahr 2013 avisierte Vereinfachung zu warten.
Wie eine elektronische Rechnung beschaffen sein muss, steht in § 14 UStG geschrieben. Empfängt ein Unternehmen eine korrekte elektronische Rechnung, darf es die Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen (§ 15 UStG). Wichtigstes Kriterium ist eine gül- tige, qualifizierte elektronische Signatur. Dass die Rechnung korrekt ist muss geprüft, das Ergebnis protokolliert werden. Die Prüfung lässt sich automatisieren, auch delegieren.
Die zusätzliche Pflicht, elektronische Rechnungen (wie auch E-Mails) elektronisch zu archi- vieren, muss heute jedem Unternehmen willkommen sein. Elektronische Archivierung ver- bessert die Auskunftsbereitschaft und hilft pro Mitarbeiter und Tag bis zu einer halben Stunde Arbeitszeit zu sparen. Dieses Extra-Potenzial gilt es heute mehr denn je zu nützen.
Die formalen Auflagen stehen dem eBilling also nicht im Weg. Das muss kommuniziert werden. Auch die erforderliche Technik ist vorhanden. Was eBilling ausbremst ist die Tatsache, dass das Gros der Rechnungsempfänger wenig Nutzen darin sieht und sich des- wegen verweigert. Es fehlen schlicht die organisatorischen Voraussetzungen, um elektroni- sche Eingangsrechnungen bequem in die eigene DV übernehmen und automatisiert verarbeiten zu können. So lange sich dies nicht ändert, wird die Akzeptanz von eBilling ge- ring bleiben. Ergo müssen Vorkehrungen geschaffen werden für den reibungslosen Daten- fluss zwischen Rechnungs-Ersteller und -Empfänger.
Der theoretische Nutzen muss auch praktisch realisierbar sein
Das Bearbeiten von Rechnungen muss sich nahtlos in den Büroalltag integrieren:
 

• Anstatt Rechnungen auf den Drucker zu schicken, sie zu falten, kuvertieren und frankieren müssen sie zu elektronischen aufbereitet, signiert und versandt werden.
• Anstatt Eingangsrechnungen durchs Unternehmen zu tragen, bzw. zu scannen und/oder abzutippen, müssen eRechnungen und -daten auf Knopfdruck übernommen, bzw. eingelesen und zur Verarbeitung übergeben werden – Archivierung, Prüfung, Workflow, Verbuchung.
• Datenformat und -Syntax müssen – ohne jegliche Konvertierung – für alle Beteiligten die selben sein, unabhängig von Unternehmens-Größe und Branche.
• Die erforderlichen Tools müssen – den jeweiligen Anforderungen entsprechend – in die Quell- und Zielsysteme integriert sein – ERP, BPM, Archiv, Fibu usw..

 
Diese Forderungen klingen anspruchsvoll, lassen sich aber erfüllen. Wichtig ist, dass Daten- und Dokumenten-Format auf anerkannten, plattformunabhängigen und frei zugänglichen Standards basieren.
Fakten und Lösungsansätze
Eine elektronische Rechnung besteht zumindest aus zwei Elementen: aus dem Dokument als solchem und der Signatur samt Zertifikat. Damit sie automatisiert verarbeitet werden kann, muss sie durch eine dritte Komponente ergänzt werden: um Metadaten, eine Beschreibung des Inhalts der Rechnung in maschinell lesbarer Form.
Eine elektronische Rechnung stellt einen Beleg dar. Sie muss während der gesamten Auf- bewahrungsfrist von 10 Jahren reproduzierbar (visuell darstellbar) sein und die Signatur des Erstellers überprüfbar. Das bedeutet, dass das Dokumenten-Format unabhängig von der augenblicklichen DV-Umgebung gelesen und wiedergegeben werden kann.
Die Metadaten dienen der automatisierten Verarbeitung des Dokuments im Ziel- und in den Folgesystemen. Das setzt einen einheitlichen Standard voraus.
Als Dokumenten-Format bietet sich an PDF/A. Dieses vereint eine Reihe von Eigenschaften in sich, die es für diese Aufgabe prädestinieren:
 

• ISO Standard, speziell für Langzeitarchivierung geschaffen
• von der EU empfohlenes Format für Archivierung (MoReq2)
• Erzeugbar auf (fast) jedem Quell- System
• Lesbarkeit (Visualisierbarkeit) auf jedem Ziel- System
• elektronische Signaturen können eingebettet werden
• Metadaten können in standardisierter Form eingebettet werden

 
Zur Dokumenten-Beschreibung, also für die Metadaten, empfiehlt sich openTRANS als Format, eine unter Federführung von Fraunhofer IAO speziell für den Austausch von Doku- menten zwischen Unternehmen entwickelte Ausprägung von XML. openTRANS ist offen und wird kontinuierlich weiter entwickelt. Verschiedene ERP-Hersteller und auch Dienstleister für eBilling arbeiten bereits damit.
Lösungsweg
Wie kann die Wirtschaft das Potenzial von eBilling ausschöpfen?
Um darauf eine Antwort geben zu können hat sich eine Arbeitsgruppe aus unabhängigen Fachleuten an der Uni Frankfurt zusammen gesetzt und erste Punkte zur Lösung skizziert. Deren hier wiedergegebene Reihenfolge ist unabhängig von der zeitlichen. Viele Aktionen werden und müssen parallel ablaufen.
 

• Prüfung der Lösungsansätze auf Tauglichkeit:
  • PDF/A Erzeugung (Print to PDF/A)
  • Signatur (Einzel- und Massen-)
  • Signaturprüfung (inhouse, Dienstleister)
  • Datenstandard
  • Datenimport (Schnittstelle)
  • Weiterverarbeitung (Folgesysteme wie Archiv, Workflow, ERP, Finanzbuchhaltung).
• Prüfung der Ergebnisse auf Realisierbarkeit und Definition als Lösungsweg (Standard)
• Integration der Anbieter von Quell- und Zielsystemen in den Prozess mit dem Ziel, dass sie bereit sind, die notwendigen Tools in ihre Anwendungen zu integrieren
• Information von eBilling-Dienstleistern damit sie ihr Portfolio anpassen können.
• Motivation von Anbietern zum Schaffen geeigneter und preiswerter Tools nach dem Standard
• Aufklärungsarbeit bei den Zielgruppen:
  • Nutzen (für alle Anwenderkreise)
  • formale Zulässigkeit
  • technische Umsetzung
  • praktische Lösungen
• Verstärkung der Arbeitsgruppe um Kapazitäten aus allen involvierten Bereichen